O que são e como identificar notas frias? Passo a passo!

Todo CNPJ ativo corre o risco de ser alvo de comprovantes fiscais adulterados. Esta afirmação não é feita com o intuito de alarmar os gestores, como você, mas com a intenção de ressaltar a importância de aprender como identificar notas frias rapidamente.

Já para adiantar, estes são registros falsificados de transações comerciais. No geral, quem emite uma nota fria, ou fantasma, o faz para pagar menos tributos ou lavar dinheiro adquirido de forma ilícita.

A grande questão aqui é que as consequências negativas da prática não atingem só quem gera os documentos. Quem os recebe, mesmo que sem ciência da fraude, também pode ser prejudicado.

Dito isto, que tal conferir o que são notas frias e ver como conferir os registros da sua empresa a fim de identificar se são ou não válidos? Então, continue a leitura!

O que são notas frias?

São notas falsas que apresentam informações adulteradas para exibir valores diferentes dos reais ou declarar transações que sequer aconteceram. A prática costuma ser usada para cometer fraudes contábeis, lavar dinheiro ou sonegar impostos. Por esse motivo, é ilegal e pode acarretar consequências negativas para quem emite e para quem aceita.

Estes documentos falsificados, portanto, usam dados de empresas reais, que podem ser encontrados facilmente na internet, para gerar comprovantes de transações fantasmas e, assim, obter vantagens fiscais e financeiras.

Logo, qualquer organização pode ser vítima. Posto isto, saber como identificar as notas fiscais frias permite agir rapidamente frente a esta situação e pode proteger o seu negócio contra os riscos que apresentamos logo abaixo. Confira!

Quais são os riscos de emitir uma nota fria?

Os responsáveis por emitir documentos falsificados podem ser enquadrados pelo crime de sonegação fiscal, que tem pena de seis meses a dois anos de detenção e multa, ou no artigo n.º 172 do Código Penal, com pena de dois a quatro anos de prisão e multa.

O CNPJ do envolvido também pode ser cancelado pela Receita Federal e pela Secretaria da Fazenda (Sefaz). Como consequência, o empreendimento perde a legalidade e fica impedido de executar diversos processos, como operações bancárias e a emissão de notas fiscais reais.

Os riscos, porém, não se limitam a quem emitir uma nota fria. Na verdade, qualquer um com um CNPJ ativo pode ser uma vítima de comprovantes fiscais fantasmas. Neste caso, as possíveis consequências envolvem a glosa fiscal.

Em outras palavras, o Fisco não faz a compensação ou a restituição dos tributos pagos, uma vez que foram baseados em um documento adulterado e, portanto, sem validade legal. Como consequência, o negócio deve arcar novamente com os encargos.

Além do mais, receber uma nota fria pode acarretar multas e perda da reputação. Em alguns casos, a situação pode até levar a investigações por envolvimento em esquemas de falsificação de notas fiscais.

Ainda na lista de efeitos negativos dessa prática, temos os prejuízos para a cadeia de fornecedores. Em especial devido ao bloqueio de créditos fiscais, o que atrapalha os investimentos.

Também vale mencionar que esses documentos adulterados também podem prejudicar o planejamento e a gestão financeira, pois as transações fantasmas dificultam a realização de auditoria, já que geram inconsistências nos registros de compra e venda.

Por esses motivos, é essencial fazer um controle rígido dos documentos que chegam ao seu negócio. Para começar, aprenda como identificar notas frias com as dicas que trouxemos no próximo tópico!

Como identificar notas frias?

Basta prestar bastante atenção aos seguintes aspectos do documento em busca de inconsistências:

1. CNPJ do emissor;
2. Nome da empresa que emitiu a NF-e;
3. Descrição dos produtos e/ou serviços, como tamanho e peso;
4. Quantidade de itens adquiridos;
5. Valores declarados.

Também confira o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) para conferir que as informações coincidem com as da transação comercial e para anotar a chave de acesso, o código com 44 dígitos que fica no canto superior desse registro.

Em seguida, acesse o portal da Sefaz do seu estado e consulte, manualmente, a validade da NF-e. Se estiver tudo nos conformes, o documento aparecerá como autorizado.

Você pode ainda acessar o portal nacional da nota fiscal eletrônica para ver as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ. Assim, consegue visualizar se terceiros usaram o registro da empresa para cometer fraudes.

Por fim, existem sistemas que automatizam essa checagem e notificam caso encontrem uma nota fiscal fantasma, o que poupa tempo e traz mais segurança para as suas operações.

Agora que você sabe como descobrir se uma nota fiscal é fria, continue a leitura e veja qual ação tomar ao se deparar com esta situação!

É possível retificar uma nota fria? O que fazer caso receba uma?

Não, pois não é possível corrigir um registro adulterado. Logo, em vez de retificar uma nota fria, o procedimento correto é abrir um pedido de constatação para declarar que o documento é falsificado e, portanto, inválido. Assim, você protege o seu CNPJ contra as consequências negativas que apresentamos anteriormente.

O processo é bem simples: basta preencher a manifestação do destinatário (MD-e) disponibilizada pela Sefaz. Este é um documento no qual você informa que tem ciência ou não da transação descrita no comprovante fiscal, como tendo desconhecimento da operação.

Dessa maneira, a operação é considerada inválida e a sua empresa fica isenta das obrigações tributárias e fica livre dos riscos atrelados à falsificação desse tipo de documento.

Em seguida, acesse o portal da Sefaz e comunique a fraude por meio do preenchimento do formulário de denúncia. Aqui, informe dados como CNPJ do emissor e chave de acesso, assim como cópias da NF-e adulterada para contribuir com as investigações.

Dito isto, certifique-se de sempre monitorar notas fiscais que chegam ao seu negócio para garantir a legalidade das operações e evitar problemas com a Receita Federal.

Este texto foi criado pela NFE.io, startup de tecnologia que se tornou referência em automação de notas fiscais, com mais de 60 milhões de documentos processados para empresas de todos os portes.

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