Como escolher ERP para a sua empresa? Confira 7 critérios!

Inicie o processo com checklist entre as necessidades da sua empresa com as funcionalidades do sistema de gestão. Entenda como calcular custo benefício.

A escolha de um sistema de gestão para sua empresa é um dos passos mais importantes para garantir o sucesso do negócio, já que o software será responsável pela organização e integração dos dados que darão origem ao planejamento e às estratégias.

Para ajudar e evitar que você tome uma decisão errada, nós preparamos algumas dicas para auxiliar no processo de como escolher ERP, mas antes precisamos esclarecer o que ele é na prática.

O que é um Sistema ERP?

ERP é a sigla para ‘’Enterprise Resource Planning’’, em português ‘’Planejamento de Recursos Empresariais’’, ou seja, é o sistema utilizado para conduzir os processos administrativos de uma empresa e contribuir com sua gestão.

Como funciona um ERP? 

O Sistema ERP reúne diversos módulos dentro dele e cada módulo está relacionado a um setor da empresa, o qual contará com funcionalidades específicas para o setor.

Por exemplo, o setor comercial poderá acompanhar o andamento das metas de venda, gerar propostas comerciais e exibir relatórios de faturamento, já o setor financeiro, poderá visualizar suas contas a pagar, contas a receber e realizar conciliações bancárias, já o setor de compras poderá focar em investimentos, como escolher ERP.

Cada setor terá funcionalidades que ajudarão em seus afazeres diários, sendo que com um ERP de gestão integrada, todos os setores trabalham juntos em uma linha contínua de atividades.

Como funciona um ERP de gestão integrada?

Quando o sistema de gestão é integrado, ocorrem as seguintes situações: o setor de vendas recebe o pedido de um cliente e automaticamente a matéria prima para produção é reservada no setor de estoque, e quando o setor de produção emite uma ordem de produção para iniciar a fabricação, automaticamente é realizada a baixa da matéria prima em estoque, gerando inclusive uma solicitação de compra para reposição de estoque mínimo.

Além de facilitar as atividades diárias, o sistema ERP contribui para uma gestão precisa dos processos, permitindo que os gestores acompanhem cada etapa das atividades de cada setor.

Quais as vantagens em adquirir um ERP para sua empresa?

Processos padronizados com Sistema ERP

Ao optar pela implantação de um software de gestão na sua empresa, você padroniza a forma como os processos acontecem, facilitando que toda sua equipe entenda o andamento do negócio, dessa forma, você elimina os erros e esquecimentos que muitas vezes custam juros, multas e advertências.

Padronizar a forma como são realizados os processos administrativos, capacitará membros da sua equipe a aprender novas atividades, facilitando que seus funcionários saiam de férias sem deixar o setor abandonado.

Diminui o tempo gasto com burocracias

O sistema ERP é responsável por criar automações e simplificar os processos que demandam muito tempo do usuário e por isso na maioria dos casos, o ERP entrega relatórios completos de todos os setores, documentos fiscais e uma base de dados atualizada em tempo real, com todas informações que são adicionadas diariamente.

Isso torna o processo mais simples na hora de obter uma visão geral do setor ou de gerar relatórios atualizados, além disso, entrega uma infinidade de simplificações fiscais para sua gestão.

Foco em ações estratégicas

Com a diminuição do tempo gasto com tarefas burocráticas, você consegue direcionar o tempo livre da sua equipe para ações estratégicas, projetando o crescimento do negócio.

Sem precisar lançar e atualizar manualmente o status de cada pedido de venda, o setor comercial pode desenvolver estratégias de vendas e promoções para atingir as metas do mês. Sem precisar conferir o estoque uma vez ao dia, o setor de compras poderá desenvolver novos fornecedores. Sem precisar cobrar manualmente cada cliente que está em débito, o setor financeiro poderá analisar as previsões de caixa, encontrando as melhores soluções com antecedência.

Dados atualizados em tempo real

Através do sistema de gestão, você terá os dados da sua empresa atualizados em tempo real, como a situação financeira atual, suas vendas, gastos, matéria prima em estoque, status da produção e diversos outros dados possíveis de obter em uma busca no ERP.

A base de dados é primordial para o desenvolvimento de estratégias e para tomada de decisões, com esses dados você tem conhecimento concreto da sua situação atual e pode assumir o controle dos próximos passos.

Segurança e centralização dos dados

Manter as informações da sua empresa em segurança é primordial para garantir o sigilo dos dados e a confiança empresarial. Ao escolher o software ERP para sua empresa, isso deve ser levado em conta e questionado ao fornecedor.
No quesito segurança, o ERP que armazena os dados em nuvem se destaca, pois a maioria dos casos com perda de dados, ocorre por conta de problemas com servidor local/físico.

Ainda, o sistema com armazenamento em nuvem utiliza-se de criptografia SSL/HTTPS.

Integração da equipe 

Com sistema de gestão integrada, a integração da equipe ocorre por meio dos processos, tendo em vista que ao finalizar uma tarefa em um setor, você pode estar automaticamente iniciando-a em outro. Dessa forma todo mundo trabalha junto, como uma linha do tempo administrativa.

Os relatórios de cada setor, permitirão que você faça reuniões semanais apresentando resultados e previsões, engajando a sua equipe com a performance do negócio e dando a oportunidade de atuarem na criação de estratégias para potencializar os resultados.

Como escolher um ERP adequado para a sua empresa?

• Liste as necessidades da sua empresa;
• Calcule o seu orçamento disponível;
• Liste seus objetivos com o erp;
• Busque por fornecedores especializados no seu negócio;
• Conheça as funcionalidades que o sistema oferece;
• Verifique a facilidade da implantação;
• Conheça o método de suporte e sua disponibilidade;
• Faça um checklist entre as necessidades da empresa e
  as funcionalidades do sistema;
• Escolha o ERP que mais combina com a sua empresa.

1 – Defina suas necessidades 

Quando falamos a respeito de necessidades da empresa, estamos levando em conta tudo que interfere no bom funcionamento das atividades. Se em algum processo você tem dificuldade de manter a organização, os prazos e o controle das informações, você deve listar como necessidade para o seu negócio.

Se você estiver escolhendo o primeiro ERP para sua empresa, o ideal é que você escolha um sistema de gestão com plano base e depois vá liberando novas funcionalidades conforme surgem as necessidades.

Caso você esteja migrando de sistema erp, liste as dificuldades que você tem com o sistema atual e procure por soluções em diferentes ferramentas.

Cálculo de orçamento 

É importante que você se organize financeiramente para esse investimento. As empresas de tecnologia que trabalham com sistemas voltados à gestão, costumam cobrar um valor de implantação, horas de treinamentos e a mensalidade do sistema, ou, em casos de servidor local, cobram um único valor para implantação que pode custar caro.

Para todo caso, você deve avaliar o seu custo x benefício e levar em consideração que os processos manuais diminuirão consideravelmente e com isso não haverá a necessidade de construir equipes com muitas pessoas para realizar um processo administrativo.

Lista de objetivos

Você já listou as necessidades da sua empresa, por exemplo, corrigir inconformidades de estoque e diminuir retrabalhos com lançamentos de notas fiscais.

Agora você vai definir os objetivos que devem ser alcançados com o novo sistema de gestão, e aí vai da sua expectativa, podendo variar desde a obtenção de previsões de fluxo de caixa, até a automação do envio de documentos contábeis.

Busca de fornecedores

Essa etapa pode exigir tempo, pois você fará uma pesquisa de mercado com fornecedores, e para isso é importante você buscar por sistemas que atendam o seu segmento de negócio, com soluções voltadas para você.

Não necessariamente você precisa de um sistema especialista no seu mercado, mas é preferível que ele seja completo com relação às suas necessidades e possa atingir seus objetivos.

Também é relevante verificar o histórico da empresa, tempo de mercado, seus clientes e qual é o foco da solução que comercializa, com isso você terá mais garantia sobre a qualidade do produto.

2 – Entenda as Funcionalidades do Sistema

Na etapa de conhecer as funcionalidades do sistema é importante engajar parte da sua equipe, principalmente os coordenadores de cada setor para que conheçam as soluções e aprovem a ferramenta. Caso o sistema não atenda as demandas diárias, o responsável facilmente identificará.

Peça uma demonstração de todos os processos que você realiza diariamente e compare com suas atividades atuais, lembre-se de suas necessidades e objetivos ao avaliar.

Verificando a facilidade de implantação

Informe-se sobre o tempo que levará para implantação completa da ferramenta na sua empresa, isso envolve desde a disponibilização da base do sistema erp até a finalização dos treinamentos para sua equipe trabalhar sem dúvidas no processo.

Nem sempre o menor tempo de implantação significa vantagem, pois um treinamento curto para uma ferramenta com tantas funcionalidades, pode significar que sua equipe comece a trabalhar despreparada, ou que você precisará contratar mais horas de treinamento.

Por isso, é vantagem que na implantação você tenha mais horas de treinamento podendo não esgotá-las, do que ter um treinamento rápido e ineficiente. As soluções com armazenamento em nuvem também costumam ser mais rápidas, tanto na implantação quanto no uso do dia a dia, além de garantirem mais segurança quanto a perda dos dados.

Conheça o método de suporte

O suporte será o seu ajudante sempre que houver uma dúvida para realizar uma operação e por isso é necessário verificar se existe na empresa do seu possível fornecedor, uma equipe de suporte técnico. Evite trabalhar com empresas que utilizam tecnologias ‘’chatbot’’ no atendimento, pois trabalhar com ajuda de pessoas reais é muito importante.

Checklist de como escolher ERP

O checklist serve para você comparar as necessidades da sua empresa com as funcionalidades do sistema que está negociando, dessa forma, mesmo que o sistema entregue milhares de ferramentas incríveis, você não esquecerá das que realmente são necessárias para o momento da sua empresa.

Como escolher ERP que mais combina com a sua empresa

Tomar uma decisão de compra de um software que irá definir os processos da sua empresa por tempo indeterminado pode ser bem difícil, por isso é interessante que você consulte alguns membros da sua equipe antes do fechamento.

Leve em consideração que o sistema erp precisa acompanhar o crescimento da sua empresa, para que não precise em poucos anos fazer outra mudança de sistema e recomeçar todo o processo de treinamentos e adaptação.

Existem sistemas de gestão com diferentes planos, sendo um plano básico, intermediário e um avançado, com diferenças de módulos, funcionalidades e quantidades de usuário, procure por um que possa se adaptar a essas diferentes situações de uso.

Avaliando o custo x benefício de obter um ERP

Quantos membros da sua equipe estão dedicados somente ao processo administrativo?

Por que eles não participam de ações como o planejamento e execução de estratégias para melhorar os resultados da empresa?

Quanto tempo levaria para obter um inventário completo do seu estoque? Ou quanto tempo levaria para o seu financeiro obter uma previsão de caixa para daqui seis meses?

Existem centenas de perguntas que podem esclarecer que os processos manuais de uma empresa precisam de mão de obra, de treinamento e com isso estarão sujeitos a erros e retrabalhos.

O sistema ERP trabalha justamente para isso, simplificar os processos e diminuir as demandas, eliminando a necessidade de ter grandes equipes administrativas realizando tarefas que podem ser automatizadas, e com isso você obtém reduções de custo.

Sistema online x Sistema local

São tecnologias com os mesmos objetivos, porém, com entregas diferentes, é importante que você saiba como escolher erp que melhor se adeque a realidade da sua empresa.

O sistema ERP com servidor local pode ser comprado por sua empresa e será hospedado em uma máquina interna, podendo ser acessado mesmo quando sem internet. Você poderá fazer as atualizações quando disponíveis, as quais implementam melhorias nas funcionalidades do sistema.

Um ponto negativo é que você depende do desempenho do seu computador para realizar o uso do ERP e com passar do tempo e atualizações, você precisará adquirir computadores mais potentes para que o sistema funcione sem travar.

O sistema online tem um valor menor de aquisição, sendo cobrado a implantação do sistema e mensalidades pelo uso, tornando-se um custo fixo. Você recebe suporte dos fornecedores e atualizações.

O armazenamento dos dados é realizado em nuvem, isso entrega mais segurança quanto a perda dos dados ou invasões de hackers. Por ser um sistema online, é necessário ter acesso a internet para o uso, mas não é preciso que você esteja na empresa física, podendo acessar o sistema de qualquer lugar, ideal para casos de home office.

Conclusão

Você está próximo de dar um passo muito importante para o futuro da sua empresa, escolhendo o sistema de gestão ideal para administrá-la. Você descobriu como escolher erp, os critérios que devem ser avaliados e também as vantagens e desvantagens de cada tipo de sistema.

Agora você pode começar listando as necessidades da sua empresa para seguir os próximos passos, e finalmente obter um sistema de gestão empresarial.

Esperamos contribuir com a sua escolha e desejamos muito sucesso para você e sua empresa!

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