Dicas de como aumentar a produtividade organizacional!

Todo líder ou gestor precisa entender como aumentar a produtividade organizacional. Afinal, uma empresa que aumenta sua capacidade de trabalho consegue crescer e entregar mais valor para os seus clientes, concorda?

E a verdade é que melhorar o desempenho da equipe não é uma questão com uma solução única, mas influenciada por uma série de fatores — como o ambiente de trabalho e os fluxos de atividade — que, quando otimizados, contribuem para um aumento da performance profissional.

Para ajudar você, preparamos o artigo a seguir no qual trouxemos 5 dicas para aumentar a produtividade empresarial e ainda indicações de ferramentas que sua empresa precisa adotar hoje mesmo. Confira!

5 dicas de como aumentar a produtividade organizacional

1. Tenha objetivos e metas bem definidos

No primeiro lugar da lista de dicas para aumentar a produtividade empresarial, está: definir metas e objetivos para a equipe. A intenção é ter uma visão de onde é a linha de chegada e deixar todos os colaboradores cientes do que é esperado de cada um.

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Entretanto, se atenha à realidade e apenas estabeleça metas mensuráveis e alcançáveis. Em outras palavras, que podem ser medidas via indicadores de desempenho e ser atingidas com os recursos atuais da empresa.

Com isso, os funcionários tendem a produzir mais, pois têm um “norte” para se guiar. Logo, agem com mais foco em busca dos objetivos estabelecidos.

2. Melhore o clima organizacional

A segunda dica é adotar estratégias para melhorar o clima organizacional. A ideia é criar um ambiente tranquilo, onde os funcionários se sentem acolhidos e satisfeitos.

Você pode começar com uma pesquisa de clima, para entender qual a percepção dos colaboradores sobre o ambiente de trabalho. Estabeleça também uma cultura de feedback para abrir espaço para uma troca de ideias.

Outra ideia que costuma dar bons resultados, especialmente no quesito aumento da produtividade, é a criação de um programa de recompensas para “premiar” os colaboradores com melhor desempenho.

De qualquer forma, pense em estratégias que caibam no orçamento da empresa e se encaixem com sua cultura organizacional.

3. Capacite sua equipe

Quer que sua equipe seja mais produtiva? Então, não deixe de investir em treinamentos periódicos para mantê-los atualizados com as últimas práticas do mercado de atuação do seu negócio.

Essas capacitações podem ser presenciais ou on-line e focadas em hard skills — habilidades técnicas — ou soft skills — habilidades comportamentais mais generalizadas, mas, ainda assim importantes, como trabalho em equipe e gestão de conflitos.

4. Otimize os fluxos de trabalho

Além da capacitação, vale a pena otimizar os fluxos de trabalho por meio da automação de tarefas. Ou seja, a adoção de tecnologias que reduzem — ou eliminam — a intervenção humana em determinadas atividades.

Afinal, quando os colaboradores não precisam executar tarefas repetitivas de rotina — como preencher uma planilha com dados dos clientes — eles têm mais tempo para se dedicar a atividades estratégicas e, assim, produzir mais.

5. Invista em tecnologia

Por último, no mundo atual não dá para planejar como aumentar a produtividade organizacional, sem pensar no investimento em tecnologia, principalmente nos aplicativos de produtividade.

Essas ferramentas são projetadas para ajudar as equipes a produzirem mais, seja por melhorar a comunicação interna, a gestão de tempo ou facilitar o compartilhamento de tarefas e projetos.

Quer descobrir quais adotar no seu negócio? Então, continue lendo, pois separamos algumas dicas imperdíveis no próximo tópico!

Quais as melhores ferramentas de produtividade?

1. Plataformas de colaboração

No primeiro lugar da lista de ferramentas de produtividade estão as plataformas de colaboração. Na prática, são softwares on-line que criam um tipo de ambiente de trabalho virtual conectado.

Isto é, todos os membros da equipe — desde que tenham a devida autorização — podem criar, compartilhar, visualizar e editar arquivos e documentos de maneira remota.

Além disso, essas ferramentas costumam contar com funcionalidades como:

• calendário;
• videochamada;
• chat on-line;
• drive em nuvem.

Tudo isso para conectar os colaboradores, inclusive os que trabalham de maneira remota, e assim, otimizar os fluxos de trabalho visando um aumento da produtividade.

Existem diversas opções de plataformas do tipo no mercado, como a do Google. Porém, há alternativas com melhor custo-benefício, como o Zoho Workplace, que conta com todas as funcionalidades que citamos acima, mas com planos bem mais em conta.

2. Sistemas de comunicação interna

Também vale a pena implementar sistemas de comunicação interna para facilitar a interação entre os colaboradores, como o Slack, que possibilita a criação de salas de bate-papo e aceita o compartilhamento de arquivos de vídeo e áudio, por exemplo.

Outra opção, é usar as funcionalidades das plataformas de colaboração. O Zoho Workplace conta com chat on-line e uma ferramenta de chamada de vídeo nativa que cumpre o que promete e otimiza a comunicação empresarial.

3. Ferramentas de gestão de tempo

Por último, invista em ferramentas de gestão de tempo. Esses são softwares que permitem acompanhar a duração das demandas e até mesmo ajudar na concentração com a aplicação de técnicas simples.

Um bom exemplo são as plataformas que usam a técnica Pomodoro — que determina períodos de descanso a cada 25 minutos de trabalho para melhorar a concentração e, assim, a produtividade.

Agora que você sabe como aumentar a produtividade organizacional, que tal colocar todas as dicas que conferiu neste artigo em prática? Mas antes, ressaltamos a ideia de analisar bem a sua equipe e a importância de ser realista.

Isso significa que você precisa ter consciência sobre a capacidade do seu time e dar as ferramentas necessárias para que ele produza mais para só assim poder cobrar um desempenho melhor.

E caso siga todas as nossas dicas, isso não será um problema. Portanto, veja o que se encaixa com a realidade do seu negócio e coloque a mão na massa!

* Este artigo foi escrito pela Safetec, expert no ramo de consultoria especializada em nuvem há mais de 18 anos.