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Como organizar e automatizar o controle de expedição

Ter um bom controle de expedição é o desafio de muitos gestores que trabalham com o processo logístico de diversos setores. Quando o assunto é automação, esse processo se complica ainda mais, uma vez que o primeiro desafio são os altos custos desse tipo de estratégia.

Entretanto, é muito importante que o controle de expedição seja realizado de forma estratégica, garantindo uma estrutura mais adequada para sua companhia e trabalhando de forma mais ágil e com qualidade superior ao prestar o serviço.

Por ser um elemento muito específico desse tipo de ação, é comum que gestores fiquem confusos, ou que não saibam todos os passos do processo para conseguir fazer uma administração mais efetiva desse processo.

Em sua essência, o controle de expedição garante que os prazos de entrega estabelecidos serão cumpridos, em sua empresa de levantamento topográfico entre outros. Normalmente, quando uma pessoa compra um item, é determinado uma data para a entrega do mesmo, tanto em ambientes digitais quanto físicos.

Depois de acordado o dia de entregar o produto entre os consumidores e o atendente, todo o processo logístico é ativado para que essa data seja cumprida. Normalmente, o vendedor já possui uma estimativa baseada no processo de controle de expedição.

Esse não é um procedimento simples, e envolve várias etapas, como:

  • Entrega;
  • Separação;
  • Montagem;
  • Faturamento;
  • Transporte.

Cada uma dessas etapas é fundamental para que o produto seja apresentado de forma satisfatória, incentivando o consumidor a procurar novas oportunidades de negócio com a empresa.

Estes elementos estão ligados a uma atividade conhecida como cadeia de suprimentos, que acompanha todo o caminho que o produto faz desde o estoque, como por exemplo de da empresa de automação áudio e vídeo até a casa do consumidor final.

Normalmente, esses processos devem trabalhar de forma integrada. Um simples atraso em uma das etapas desencadeia um efeito bola de neve, atrasando todos os outros elementos e criando um problema para o consumidor.

Com o controle de expedição, você consegue otimizar esses processos, facilitando toda a parte logística e de armazenamento das mercadorias, tornando estas etapas mais rápidas e em alguns casos até mesmo entregando antes do prazo estabelecido.

Quando um consumidor faz uma compra, ele imediatamente ativa um gatilho mental de ansiedade, e fica acompanhando de perto o processo de entrega deste item, como por exemplo quando você compra um item de uma empresa de sinalização vertical, e você quer ter em mãos o quanto antes.

Ao entregar um determinado produto antes do prazo estipulado, você consegue fazer com que o consumidor se sinta valorizado, aliviado de ter recebido o produto e com uma confiança muito maior na empresa.

Esse tipo de atividade acaba conseguindo fidelizar seu consumidor, que certamente não apenas deseja continuar consumindo na empresa, mas divulgará esse benefício com seus amigos e familiares, gerando assim novas oportunidades de negócio.

Os benefícios de um bom controle de expedição são inúmeros, principalmente quando você começa a trabalhar com a automação e com a organização destes elementos em sua empresa de paineis elétricos. Embora os custos de automação possam parecer elevados, eles logo se pagam.

Isso porque as vantagens nesse processo acabam fazendo valer a pena o investimento inicial, garantindo uma compreensão melhor de suas atividades e de como você pode identificar problemas e corrigi-los antes de atrasar o processo como um todo.

Organizando um controle de expedição

Agora que você entende um pouco melhor o que é o controle de expedição e seus benefícios, é importante ter em mente como colocar esse processo para funcionar, uma vez que ele depende de uma série de fatores.

Vale lembrar que cada empresa é única, e este processo é altamente personalizado. Por isso, é muito difícil que duas empresas o utilizem da mesma maneira, ainda que estejam em um mesmo segmento de atuação.

Adaptar essa rotina de aplicação a sua realidade permite que você entenda sua estrutura e identifique as melhores maneiras de conseguir resultados efetivos com esse tipo de atividade em uma distribuidora de produtos cirúrgicos, entendendo todo o processo e suas múltiplas variações.

Mapeamento de expedição

O primeiro passo para você conseguir entender melhor como controlar a expedição é avaliar todos os passos pelos quais o produto passa durante esse caminho. Identificar cada processo e como ele funciona é uma questão necessária.

Depois de entender cada um dos processos, você pode desenhá-los para entender como o fluxo de expedição funciona, e onde exatamente você pode intervir para otimizar alguma etapa do processo.

Quando você domina estas etapas, consegue controlar com muito mais qualidade tanto a expedição quanto a cadeia logística inteira, na verdade, uma vez que o conhecimento sobre esta etapa acaba se aprofundando.

Além disso, entender essa jornada não é uma exclusividade do gestor responsável pelo controle de expedição. É importante que você compartilhe o conhecimento com todos os colaboradores envolvidos nesse processo em um fornecedor de gradil.

Dessa forma, eles entendem a importância de seu trabalho e de seu setor dentro da cadeia de expedição, evitando problemas e gargalos que possam surgir dentro de um determinado segmento do processo.

Embora existam processos padronizados para facilitar o entendimento de todos os profissionais, não é impossível criar um plano personalizado para sua empresa. Embora seja trabalhoso, os resultados podem ser muito mais efetivos.

Otimização de processos

Depois que você entende todo o caminho que o produto passa no ciclo de expedição, é hora de identificar onde você pode otimizar processos.

Com uma visão desenhada de todos os elementos necessários para a execução do trabalho, você consegue entender melhor suas possibilidades dentro da cadeia logística, entendendo onde estão seus pontos fracos e recuperando-os.

Além disso, você pode reduzir custos consideravelmente ao aplicar tecnologia nesse processo. Os softwares de gestão estão cada vez mais populares e acessíveis para uma empresa de instalações elétricas e hidráulicas, e eles ajudam a entender melhor todo o processo logístico de forma rápida e prática.

Ao obter informações mais avançadas e em um tempo mais curto, você consegue repensar suas estratégias e entender quais são os principais pontos a serem avaliados na otimização de etapas do processo logístico.

A produtividade deve ser um dos principais focos quando você utiliza alguma dessas ferramentas, o que acaba sendo um importante passo para garantir uma estrutura mais efetiva de mercado e melhorar sua velocidade de entrega.

Benchmarking

Uma boa maneira de identificar o que realmente precisa ser otimizado em seus processos logísticos é através do benchmarking, que nada mais é do que buscar entender como o mercado está agindo com relação a esse tipo de ação.

Com uma boa estratégia de benchmarking, você consegue levar experiências, sejam elas positivas ou negativas, para outras empresas, enquanto experimenta novos processos e ferramentas para otimizar esse tipo de resultado.

Trocar experiências é uma excelente maneira de crescer sua companhia junto de outros competidores do mercado, mantendo sempre a ética e o espírito saudável de concorrência para que os processos se tornem cada vez melhores.

Quanto mais você consegue executar demandas de seus negócios de forma adequada, mais pode compartilhar esse tipo de experiência e dar um passo maior na direção de se tornar uma companhia de sucesso.

Realização de inventários

Os inventários são um dos elementos mais importantes utilizados para a redução de erros, que podem ser muito comuns em empresas com grandes estoques.

Ao alinhar seus produtos, tanto os concluídos quanto matérias primas e outros elementos, é muito mais fácil calcular a necessidade da produção. Dessa maneira, você consegue conquistar uma eficiência muito maior nos processos logísticos.

Esse tipo de ação é importante para garantir que o inventário esteja correto com os itens que você possui fisicamente, evitando atrasos ou problemas na entrega a longo prazo.

Por exemplo, uma empresa de produtos alimentícios, como uma distribuidora de biscoito de polvilho que demanda um armazenamento e distribuição efetiva, por conta da validade de seus produtos.

Criação de rotas

Conforme você aumenta a quantidade de vendas que sua empresa consegue fazer, é preciso pensar no processo logístico como uma ferramenta funcional, e por isso, estipular rotas de entrega é uma excelente maneira de destacar esse tipo de ação.

Depois de receber os pedidos, criar um roteiro de entregas que otimize o tempo e reduza o consumo de combustível acaba sendo uma excelente ferramenta para a empresa, que consegue apresentar um bom resultado sem atrapalhar o serviço de seus colaboradores.

Mesmo os entregadores acabam sendo beneficiados, uma vez que você reduz a necessidade de uma carga horária extensa, permitindo que eles possuam uma melhor qualidade de vida.

Considerações finais

O controle de expedição é um dos elementos mais importantes na hora de cuidar da entrega de produtos comprados em sua empresa, e por isso ele deve ser lidado com inteligência e qualidade para oferecer um conteúdo otimizado para seus clientes.

Quanto mais você melhora seus processos logísticos, melhor posicionada a empresa ficará no mercado, uma vez que os consumidores acabam por confiar mais em fazer negócios com ela e dessa maneira acabam tornando-a uma referência dentro de seu segmento de atuação.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.