Como automatizar um escritório de contabilidade?

A transformação digital pode aumentar a produtividade e também aperfeiçoar os serviços oferecidos pelos escritórios de contabilidade.

Em escritórios de contabilidade modernos, o processo de transformação digital vem para facilitar a rotina, automatizando trabalhos mecânicos, fazendo com que os colaboradores possam focar em ações e soluções mais estratégicas, construindo resultados de qualidade aos clientes.

Tomar decisões baseadas em dados de diversos setores da empresa também previne possíveis erros e gastos desnecessários, transformando o contador em um consultor de soluções mais estratégicas para os clientes.

Os softwares para contabilidade digital permitem o armazenamento de dados em nuvem tanto da empresa, quanto dos clientes, tudo em um ambiente seguro, dando maior tranquilidade para os gestores.

A transformação digital veio para ajudar a aumentar a produtividade de todos os setores dos escritórios de contabilidade e também para aperfeiçoar os produtos e serviços oferecidos para os clientes. Entenda mais sobre o assunto neste conteúdo! Continue a leitura.

O que é a transformação digital no escritório de contabilidade?

A transformação digital é uma tendência mundial que tem dominado diversas áreas, como os escritórios de contabilidade. Diz respeito a um conjunto de transformações nos meios de trabalho, apontando para maior uso da tecnologia e de recursos digitais como computadores, celulares, aplicativos e softwares.

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A transformação digital permite que o escritório de contabilidade disponibilize outros serviços de gestão para o seu cliente, agregando ainda mais valor ao serviço e o atendendo de forma mais completa. Além disso, tem outros benefícios, como:

Organização

É possível organizar e fazer toda a gestão da equipe e das informações, acompanhando as tarefas e demandas dos colaboradores e verificando se as solicitações dos clientes estão sendo atendidas. Todas as informações fornecidas pelo cliente também ficam concentradas apenas em um lugar.

Agilidade

Como todas as informações dos colaboradores e demandas estão unificadas e concentradas em um só local, o compartilhamento e consulta é facilitado, tornando o processo ainda mais ágil e simplificado.

Visão geral e integrada

A transformação digital e automatização dos processos permite que a empresa tenha todos os dados registrados em um único lugar, o que facilita na hora de analisar as informações de forma mais assertiva. Os dados de diferentes áreas podem criar relatórios multidisciplinares valiosos.

Economia

Além da economia financeira com a prevenção de erros durante o processo, há também a economia de tempo. Com a automatização dos processos, é possível focar em ações mais estratégicas que vão beneficiar o cliente e o escritório.

Como automatizar o escritório de contabilidade?

Um dos maiores problemas dos escritórios de contabilidade é a quantidade de documentos em papéis, o que dificulta na hora de encontrar os dados dos clientes, além de correr o risco de perder informações valiosas em possíveis acidentes ou mesmo mudanças de endereço.

A transformação digital, junto com a automatização dos processos, ajuda os escritórios de contabilidade a evoluir e focar em soluções para os seus clientes. No entanto, alguns pontos devem ser analisados antes de iniciar o processo de automatização de processos.

Entenda e mapeie os processos

A primeira coisa a ser feita é entender todos os processos e como os colaboradores executam cada tarefa. É importante mapear tudo, sem deixar nenhuma etapa de fora e também entender as particularidades de cada área, para poder determinar quais ferramentas serão necessárias para iniciar esse processo de transformação digital.

É interessante criar um roteiro com todas as ações possíveis, incluindo todas as possibilidades e situações que podem acontecer. É claro que sempre alguma coisa que você não planejou pode acontecer no meio do caminho. Mas, é para isso que serve a criação desses roteiros, para poder prever o máximo de situações e estar preparado para elas.

Separe atividades 100% humanas

Algumas tarefas precisam ser feitas por humanos, como a verificação de um documento que precisa de uma assinatura, e, por isso, não podem ser feitas por máquinas ou automatizadas. Identificar essas etapas é essencial para criar uma rotina ágil e que facilite os processos mais do que atrapalhe o dia a dia dos colaboradores.

Invista em informações na nuvem

Ter um sistema de gestão em nuvem facilita a consulta e o compartilhamento de informações entre setores do escritório, dando maior agilidade e fluidez ao processo. Além disso, é possível criar relatórios multidisciplinares para tomadas de decisões mais estratégicas.

A lógica de funcionamento em relação aos clientes também acaba mudando um pouco, uma vez que, com as informações na nuvem, é possível fazer o atendimento e gerenciamento das finanças do seu cliente sem precisar de deslocamento. Tudo pode ser feito de forma remota para agilizar ainda mais o processo.

Escolha um sistema ERP

O ERP é um software de gestão empresarial que tem como objetivo automatizar processos e centralizar as informações da empresa inteira. Com essa ferramenta, é possível criar fluxos de trabalho, aumentar a produtividade dos colaboradores e evitar tarefas mais simples e repetitivas, prevenindo erros e falhas que podem acontecer.

Incentive uma nova cultura organizacional

Para algumas pessoas, entender como funciona a automatização de processos pode ser algo complicado. Por isso, é importante contar com treinamentos e reuniões periódicas para mostrar o funcionamento da ferramenta na prática, verificando se há algo a ser melhorado ou adaptado para atender as necessidades de cada setor.

Além disso, o papel do profissional de contabilidade pode migrar para um de consultor de negócios, uma vez que ele não precisa mais perder tempo realizando tarefas repetitivas, passando a oferecer um suporte mais qualificado e abrangente para o sucesso do negócio do seu cliente.

O digital como ferramenta de transformação de um escritório de contabilidade

Ainda que alguns escritórios de contabilidade optem por não automatizar seus processos, a transformação digital pode ser uma boa ferramenta para atualizar a empresa e mostrar ao mercado que ela está acompanhando todas as novidades.

Além disso, a automatização de tarefas recorrentes aumenta a produtividade dos colaboradores que podem focar suas energias em estratégias e soluções para os seus clientes. Com as informações centralizadas, também fica muito mais fácil de criar relatórios e tomar decisões estratégicas.

E é por isso que é indicado contar com a ajuda de um software para escritório de contabilidade, que vai dar mais liberdade de uma gestão online completa, eficiência, crescimento da produtividade e também a tranquilidade de ter seus dados armazenados de forma segura e que pode ser acessada de qualquer dispositivo. Assim, você sempre terá acesso às suas informações mais importantes, onde quer que esteja.